Questions budgétaires

 
Pouvez-vous expliquer le plus simplement possible la différence entre montants forfaitaires et tarifs forfaitaires ?

Les montants forfaitaires sont pour l’argent fourni à un tiers ; les tarifs forfaitaires sont de l’argent retenu par le demandeur de subvention.

Comment le budget sera-t-il distribué entre le demandeur de subvention et ses partenaires ?

Comme stipulé dans les sections 2.1.1 et 2.1.2 des Lignes directrices, pour les demandeurs de subvention, si la proposition est sélectionnée, le demandeur de subvention (le « bénéficiaire ») agira en tant que seule partie contractante auprès de l’Autorité contractante.

Le demandeur de subvention est responsable de la gestion globale du projet et il est responsable auprès de l’UE pour la mise en œuvre du contrat et pour l’utilisation des fonds. Le demandeur de subvention signe le contrat, reçoit les fonds, doit faire des rapports (à la fois technique et financier) sur la mise en œuvre de l’action et sur l’utilisation des fonds. C’est au demandeur de décider comment les fonds avancés par l’autorité contractante sont attribués et distribués aux et entre les partenaires, en ligne avec les objectifs de l’action. Chaque partenaire doit fournir la preuve des dépenses et qu’elles ont été bien engagées par le bénéficiaire, qui en rend ensuite compte à l’autorité contractante. À cet égard, il peut être souhaitable que le demandeur de subvention et les partenaires signent un accord incluant les modalités de compte rendu et une ventilation du budget interne entre le demandeur et les partenaires.

Le modèle de budget a quelques formules. Peut-on ajouter des formules ?

Merci de ne pas changer les formules existantes, afin de ne pas interférer avec la configuration du document.

Le budget ne contient pas de détails pour les activités menées. Cela est-il possible ou faut-il ajouter des détails ?

Le budget doit être rempli sur la base des lignes budgétaires disponibles dans le modèle, ce qui permet une flexibilité et suffisamment de détails. Tous les autres frais non inclus dans les lignes spécifiques peuvent être ajoutés (en plus de lignes), consacrés à d’autres frais. Chaque ligne budgétaire ajoutée dans les autres dépenses doit être clairement indiquée et décrite.

Quels types de dépenses peuvent être considérés comme admissibles ?

Pour les dépenses éligibles, veuillez consulter la section 2.1.4 des Lignes directrices pour les demandeurs de subvention.

De quelles sources doit être financé le solde ?

Comme stipulé dans la section 1.3 des Lignes directrices pour les demandeurs de subventions, le solde (c’est-à-dire la différence entre les dépenses totales de l’action et le montant demandé par l’autorité contractante) doit être financé par les ressources propres du Demandeur et/ou partenaire ou par d’autres sources en-dehors de L’Union européenne ou par le budget du Fonds européen de développement. C’est au demandeur de subvention de se prononcer sur les sources les plus appropriés pour le financement de l’action.

Les salaires du personnel peuvent-ils être considérés comme des contributions en nature ?

Comme indiqué dans la section 2.1.4 des Lignes directrices pour les demandeurs de subventions, le coût du personnel affecté à l’action ne peut pas être une contribution en nature et peut être considéré comme co-financement dans le budget de l’action quand il est payé par le bénéficiaire ou par ses partenaires. Cependant, les salaires versés au personnel travaillant pour d’autres projets ne peuvent pas être imputés à la nouvelle action proposée. Par ailleurs, le personnel non rémunéré (travail volontaire) est considéré comme une contribution en nature.

Lors de la conversion d’une monnaie locale en EURO, quel taux de change doit être utilisé : le taux de change courant ou le taux de change en vigueur à la fin de chaque exercice financier ?

Aux fins de la préparation d’une demande, le taux de change utilisé doit être le plus récent publié sur le site Info Euro au moment du dépôt de la proposition. Le site Info Euro est accessible à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_fr.cfm. Comme stipulé dans l’article 15.8 des Conditions Générales, votre rapport financier final devrait envisager le taux moyen de change Info Euro des mois pendant lesquels l’action est mise en œuvre.

Les frais d’action engagés avant la signature du contrat sont-ils éligibles à un cofinancement ?

Comme indiqué dans la section 6.2.8 du Guide pratique des procédures contractuelles pour les actions extérieures de la CE (PRAG) : http://ec.europa.eu/europeaid/eprag/document.do?locale=fr f , les subventions peuvent, en règle générale, ne couvrir que les coûts encourus après la date à laquelle le contrat de subvention est signé.

Est-il possible de financer les frais de voyage en les complétant avec d’autres fonds que ceux de l’UE ?

Tous les frais liés au projet doivent être inscrits dans le budget, peu importe qui paie pour quel élément. Le co-financement est appliqué à l’ensemble du budget et non pas à certains segments de celui-ci. L’UE contribuera en fonction du pourcentage du coût total éligible indiqué dans le contrat Conditions spéciales et le bénéficiaire est responsable de cofinancer le reste, à partir de n’importe quelle source (voir aussi la réponse 56).

Est-il exact que l’hébergement des volontaires (dans le cadre de l’action 2, SVE) et les repas sont exclus des frais admissibles ? Ces frais ne doivent-ils pas être inclus dans le budget ?

Non, ce n’est pas correct, un élément budgétaire spécifique d’un montant forfaitaire de 360€ par mois par volontaire est spécialement dédié pour couvrir ce type de frais (tableau 1 de l’article 2.1.4). Ainsi, ce budget est admissible, mais est inclus dans le montant forfaitaire. D’ailleurs, une allocation mensuelle est également admissible (tableau 2 de l’article 2.1.4).

La prise en charge d’un coordinateur dans le budget de l’action 2 est-elle autorisée ?

Les seuls coûts éligibles sont ceux indiqués dans l’article 2.1.5 Eligibilité des coûts - Tableau 1 et comme indiqué sous l’Action 2, les seuls coûts admissibles pour l’activité sont pour les volontaires.

En ce qui concerne le tableau en annexe du budget : il y a une ligne séparée pour le budget, incluant les taxes, tandis que dans une autre ligne, il est nécessaire d’écrire le montant total hors taxes. Est-il nécessaire de séparer la taxe du prix estimé de chaque section (ligne) ? Si c’est le cas, comment pouvez-vous la calculer, car certaines sections sont destinées à d’autres pays, Le pourcentage de la taxe changeant donc ?

Seule cette ligne budgétaire doit être utilisée : « Impôts, y compris la TVA. À remplir uniquement lorsque le Bénéficiaire (ou s’il y a lieu, ses partenaires) peut prouver qu’il ne peut les récupérer ». Tous les autres frais doivent exclure les impôts et/ou la TVA.

En ce qui concerne les frais admissibles pour l’action 3 - formation et mise en réseau – l’activité par coûts, base A (nourriture et hébergement) n’apparaît pas (article 2.1.4 tableau des Lignes directrices) ; de même pour l’action 1 - échange de jeunes/activité par frais, où la base B & C n’est pas indiquée ?

L’action 3 est forfaitaire + somme forfaitaire (de base C) + somme forfaitaire (de base B). Cela est clairement indiqué au titre de frais admissibles : hébergement, repas, ...

Pour l’action 1 : Taux fixe (360) + taux uniforme (200) + somme forfaitaire (Base A). Cela est clairement indiqué dans les frais éligibles : hébergement, repas, ...

Les honoraires des formateurs et des matériaux de formation ne sont-ils pas indiqués comme frais éligibles dans le cadre d’un échange de jeunes ?

Non, puisque un échange de jeunes n’est pas un cours de formation et ne nécessite pas d’embaucher des formateurs. Les jeunes dirigeants doivent être ceux des organisations partenaires. En ce qui concerne les matériaux de formation, les mêmes coûts de matériaux nécessaires à un échange de jeunes doivent être inclus dans les frais de la somme forfaitaire et les deux taux forfaitaires de l’activité en soi.

 

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